Os explicamos paso a paso cómo utilizar una herramienta gratuita de Google, llamada Google Apps. Mediante esta herramienta podremos tener hasta 50 cuentas de email de nuestra organización (con nuestro propio dominio) de forma gratuita, con 7GB de espacio cada una.

• Definición y algunas de las características de Google Apps.
• Registro de dominio y alta de cuenta en Google Apps.
• Verificación de la propiedad del dominio registrado por parte de Google Apps.
• Alta de las cuentas de email en Google Apps.
• Personalización de Google Apps.
• Cómo importar a Google Apps los emails que ya tengo en otros alojamientos.
• Activación de las zonas MX para la redirección a los servidores de Google.
• Configuración del cliente de correo electrónico para Google Apps.
• Personalizar el acceso al email a través del navegador web.
• Acceso al panel de control de Google Apps.

Definición y algunas de las características de Google Apps

Definición de Google Apps

Google Apps es un servicio de Google que permite a las empresas, centros docentes y las organizaciones obtener potentes herramientas de comunicación, productividad, colaboración y seguridad, todas accesibles desde el navegador, sin necesidad de instalar nada en los equipos ni de disponer de servidores de correo y demás equipos en la empresa.

Características principales de Google Apps

• No será necesario adquirir, instalar o mantener hardware ni software en la empresa.
• Se podrá acceder desde cualquier lugar, incluso desde dispositivos móviles.
• Seguridad mejorada.
• Google Email Uploader permite importar a la cuenta de Google Gmail todos los email y contactos de Office Outlook ó Outlook Express.
• Dispondremos gratuitamente de las siguientes herramientas (asociadas a nuestro dominio): Gmail, Google Calendar, Google Talk, Google Docs, Google Sites.
• Posibilidad de personalizar la página de inicio, para acceder rápidamente a todos los servicios.

A continuación explicaremos cómo utilizar Google Apps y un dominio ya registrado para crear varias cuentas de correo electrónico.

Registro de dominio y alta de cuenta en Google Apps

En primer lugar deberemos disponer de un dominio registrado (por ejemplo proyectoa.com), esto lo podremos realizar desde el propio Google o bien en cualquier empresa de servicios de hosting (alojamientos). Para este manual utilizaremos xxx.com como dominio registrado.

Cuando dispongamos de nuestro propio dominio registrado abriremos nuestro navegador web y accederemos a:

http://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=es

Marcaremos la opción «Administrador: controlo este dominio o es de mi propiedad», en «Introduce tu nombre de dominio» (en nuestro caso xxx.com) y pulsaremos «Empezar a utilizar el programa»:

Introduciremos los datos necesarios y pulsaremos «Continuar», deberemos introducir una dirección de email válida pues en ella recibiremos el email de activación de la cuenta Google Apps:

A continuación podremos crear la primera cuenta de administrador de Google Apps para nuestro dominio. Introduciremos un nombre de usuario (que será un email para nuestro dominio, en nuestro caso administradorc@xxx.com) y la contraseña. Leeremos el contrato de licencia y, si estamos de acuerdo, pulsaremos en «Acepto. Continuar con la configuración»:

Con los pasos anteriores ya podremos disponer de la cuenta administradorc@xxx.com para administrar el resto de las cuentas de email y las distintas opciones de Google Apps para este dominio.

Verificación de la propiedad del dominio registrado por parte de Google Apps

El siguiente paso será verificar la propiedad de nuestro dominio registrado xxx.com. Google Apps, puesto que realizará una «redirección» de los emails de nuestro dominio xxx.com a sus servidores de email, necesita, obligatoriamente, realizar la verificación de que el dominio que vamos a utilizar es de nuestra propiedad (xxx.com). Pulsando en «Verificar la propiedad del dominio»:

podremos ver los dos métodos de que disponte Google Apps para verificar la propiedad:

• Subir un archivo HTML: si disponemos de un alojamiento asociado a nuestro dominio (xxx.com) podremos subir un fichero con el nombre y contenido indicados por Google Apps. Este método de verificación es el más rápido. Si seleccionamos esta opción, Google Apps nos indicará el nombre y contenido que hemos de darle al fichero que subiremos al raíz de nuestro alojamiento web:

En nuestro caso, crearemos un fichero con el nombre googlehostedservice.html y el contenido «google9xxxaxxx4xxx4» (este contenido variará para cada caso). Lo podremos crear con cualquier editor de texto plano:

Este fichero creado lo subiremos a nuestro sitio FTP, utilizando cualquier cliente FTP, por ejemplo Filezilla Client:

Tras subir este fichero podremos realizar la verificación pulsando en el botón «Verificar» de la opción «Verificar la propiedad del dominio».

• Cambia tu registro CNAME: si no disponemos de alojamiento y sólo tenemos el dominio registrado (xxx.com), podremos utilizar este método, que consiste en añadir en las zonas DNS de nuestro panel de control del dominio registrado una nueva con los datos que Google Apps nos indique. En este caso seleccionaremos en «Verificar tu propiedad del dominio» la opción «Cambia tu registro CNAME»:

A continuación accederemos a nuestro panel de control del dominio (normalmente en la web de la empresa de servicios de alojamientos donde hayamos registrado el dominio). Buscaremos la opción «Zonas DNS» (normalmente tiene este nombre) y crearemos una nueva, colocando en la columna «Host» el valor «google.com» y en la columna «Valor» el código que Google Apps nos haya indicado, en nuestro caso «google9xxxaxxx4xxx4». Tras introducir este registro CNAME pulsaremos en «Establecer registros» para que los cambios tengan efecto:

Tras establecer los cambios en las zonas DNS, podremos pulsar en «Verificar», Google Apps nos indicará que está comprobando la propiedad del dominio y que este proceso puede tardar unas 48 horas:

Alta de las cuentas de email en Google Apps

Mientras el proceso de verificación de la propiedad del dominio se completa, podremos ir dando de alta las cuentas de email que necesitemos en la opción «Cuentas del usuario» del panel de control de Google Apps, pulsando en «Crear un usuario nuevo». Introduciremos los datos del nuevo usuario: nombre, apellido, nombre de usuario (será que establezca su cuenta de email), contraseña:

Podremos crear hasta 50 usuarios de forma gratuita, si necesitamos más podemos contratar la edición Premier de Google Apps. Con esta edición también aumentaremos el tamaño del buzón a 25GB.

Para consultar y administrar (cambiar datos, suspensión de usuario, cuota de espacio usada, último acceso, crear listas de correo, crear alias para cuentas, etc.) las cuentas de email podremos pulsar en «Cuentas de usuario»:

Incluso aunque aún no hayamos realizado la verificación de la propiedad del dominio, podremos acceder a nuestros buzones utilizando la URL:

http://mail.google.com/a/xxx.com

Introduciremos el nombre de usuario y contraseña dados de alta anteriormente:

En el primer acceso deberemos aceptar los términos de licencia e introducir el código de verificación:

Y ya podremos disfrutar del servicio de Email de Google (GMail) pero con la ventaja de utilizar una cuenta de nuestro dominio: fernando.alonso@xxx.com:

Además de los servicios de Email, con Google Apps podremos utilizar para nuestra cuenta fernando.alonso@xxx.com los servicios de Google Calendar (podremos compartir eventos para todos los usuarios del dominio, calendario de eventos por usuario, avisos, etc.), Google Docs (documentos de texto, hojas de cálculo), Google Chat,…

Desde la cuenta podremos establecer un servicio muy útil para empresas, Google Apps permite compartir contactos entre todos los usuarios del dominio. De esta forma la empresa puede tener una agenda compartida. Esta opción se encuentra en «Cuentas del usuario» – «Configuración», marcaremos la opción «Habilitar la función de compartir contactos»:

Personalización de Google Apps

Google Apps permite establecer un logotipo, un nombre de empresa, crear varios administradores del sistema, cambiar el color del cuadro de acceso, etc.

Por ejemplo, accediendo al panel de control como administrador, desde la opción «Personalización del dominio» – «Apariencia» podremos personalizar el logotipo y subir el nuestro propio (con tamaño 143×59 píxeles y formato PNG ó GIF):

La próxima vez que un usuario de nuestro dominio xxx.com acceda a su cuenta de Google Apps verá el nuevo logotipo personalizado de la empresa:

Desde «Personalización del dominio» – «General» podremos indicar el nombre de la empresa, la información de contacto técnico (en caso de duda del usuario o error), idioma, zona horaria, habilitar acceso seguro SSL (sólo si el dominio ha sido verificado), etc.:

Desde «Personalización del dominio» – «Información de la cuenta» podremos activar el servicio Premier (de pago), eliminar la cuenta de Google Apps, cambiar el usuario administrador de Google Apps, etc.:

Cómo importar a Google Apps los emails que ya tengo en otros alojamientos

Si ya teníamos correo electrónico en nuestro equipo o en otros alojamientos podremos subirlo a nuestra nueva cuenta de Google Apps. Para ello podremos utilizar una utilidad gratuita de Google llamada Google Email Uploader. Esta herramienta gratuita está disponible en:

http://mail.google.com/mail/help/email_uploader.html

La descargaremos e instalaremos en el equipo que tenga los emails que queramos subir a Google Apps:

Iniciaremos Google Email Uploader, antes de continuar, los clientes de correo electrónico deben estar cerrados (Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird):

Introduciremos el email dado de alta anteriormente en Google Apps (en nuestro caso «fernando.alonso.xxx.com») y la contraseña establecida para este usuario:

Puede que en este paso el cliente de correo electrónico pida la contraseña, de ser así la introduciremos:

Google Email Uploader detectará de forma automática los programas de correo electrónico que tengamos instalados y los emails que estos contengan. En nuestro caso ha detectado Microsoft Outlook y Outlook Express, puesto que sólo utilizamos Microsoft Outlook marcaremos esta opción. Google Email Uploader importará no sólo los emails sino también los contactos. Podremos indicar qué carpetas copiará:

Google Email Uploader nos dará la posibilidad de convertir las carpetas que tengamos en nuestro cliente de email a etiquetas de GMail. GMail utiliza un sistema de etiquetas para agrupar los emails, no utiliza carpetas. Para utilizar esta opción marcaremos «Create labels from folder names»:

Google Email Uploader iniciará el proceso de importación de los emails y contactos de nuestro equipo a la cuenta de Google Apps (GMail):

Tras concluir el proceso, si accedemos a nuestro correo de Google Apps podremos ver los emails que teníamos en nuestro equipo:

Activación de las zonas MX para la redirección a los servidores de Google

Este paso lo realizaremos cuando se haya verificado la propiedad del dominio registrado y utilizado para Google Apps.

Para concluir con el proceso de configuración de nuestra cuenta de Google Apps con nuestro dominio registrado xxx.com deberemos acceder a las Zonas DNS de nuestro panel de control de la empresa de servicios de alojamiento con la que hayamos registrado el dominio. Accederemos a la configuración del Correo electrónico en las Zonas DNS y en MX detallado indicaremos el MX primario: «ASPMX.L.GOOGLE.COM.» y el MX secundario: «ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.»:

Estos cambios pueden tardar unas horas en hacerse efectivos.

Para comprobar si ya se han activado los cambios de las zonas mx podremos abrir una ventana de MS-DOS (si trabajamos con sistema operativo Windows) y escribiremos el siguiente comando para limpiar la caché de DNS:

ipconfig /flushdns

A continuación ejecutaremos el comando:

nslookup

Luego escribiremos:

set type=mx

Y pulsaremos INTRO.

Y por último escribiremos el nombre de nuestro dominio registrado:

xxx.com

Al pulsar INTRO, si ya se han propagado los cambios de la zona DNS, nos aparecerá algo así:

Con el texto:

ipconfig /flushdns
Configuración IP de Windows
Se vació con éxito la caché de resolución de DNS.
nslookup
Servidor predeterminado: 33.Red-80-58-0.staticIP.rima-tde.net
Address: 80.58.0.33
set type=mx
proyectoa.com
Servidor: 33.Red-80-58-0.staticIP.rima-tde.net
Address: 80.58.0.33
Respuesta no autoritativa:
proyectoa.com MX preference = 20, mail exchanger = ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.com
proyectoa.com MX preference = 10, mail exchanger = ASPMX.L.GOOGLE.com
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.com internet address = 209.85.129.114
ASPMX.L.GOOGLE.com internet address = 64.233.183.114

Configuración del cliente de correo electrónico para Google Apps

Para el ejemplo utilizaremos el cliente de correo electrónico Microsoft Office Outlook 2007. Abriremos Microsoft Outlook, desde el menú «Herramientas» seleccionaremos «Configuración de la cuenta…»:

En la ventana de «Configuración de la cuenta» pulsaremos en «Nuevo…» (en la pestaña «Correo electrónico»):

Marcaremos la opción «Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP»:

Marcaremos la opción «Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales»:

Marcaremos la opción «Correo electrónico de Internet»:

Introduciremos los siguientes datos:

• Su nombre: «Fernando Alonso» (nombre que verá el usuario que recibía nuestros emails).
• Dirección de correo electrónico: fernando.alonso@xxx.com (la cuenta de email).
• Servidor de correo entrante: pop.gmail.com.
• Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.gmail.com.
• Nombre de usuario: fernando.alonso@xxx.com (nombre del usuario dado de alta en Google Apps).
• Contraseña: la contraseña establecida para este usuario.

Tras introducir estos datos pulsaremos en «Más configuraciones…»:

En la pestaña «Servidor de salida» marcaremos la opción «Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación» y marcaremos también «Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada»:

En la pestaña «Avanzadas» indicaremos los siguientes datos:

• Servidor de entrada (POP3): 995.
• Marcaremos la opción «Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL)».
• Servidor de salida (SMTP): 465
• Usar el siguiente tipo de conexión cifrada: SSL

Si probamos la nueva cuenta de Google Apps, por ejemplo enviando un email:

Podremos comprobar la gran eficacia de Google Apps, que permite, además de guardar los emails recibidos en sus servidores también guarda los emails enviados, aunque lo hagamos desde el cliente local de correo electrónico de nuestro equipo. Esta funcionalidad es MUY útil para guardar en los servidores de Google una copia de todos nuestros emails, tantos los enviados como los recibidos:

Con este sistema podremos consultar, enviar y recibir email tanto en nuestro equipo local (con un cliente de email) como en Internet, con la posibilidad de que podemos acceder a nuestro email desde cualquier parte del mundo.

Sin duda esta nuevo servicio de Google es de los más útiles para las empresas y usuarios. Como hemos podido observar, no necesitaremos mantener ningún tipo de servidor de correo, ni tan siquiera un cliente de correo.

Personalizar el acceso al email a través del navegador web

Google Apps permite personalizar la URL de acceso a la consulta y gestión del correo electrónico vía web. Por defecto será:

http://www.google.com/a/xxx.com

Para personalizar este acceso y utilizar, por ejemplo:

http://www.correo.xxx.com

Deberemos acceder al panel de control de nuestro servidor de alojamiento (donde hayamos registrado el dominio), a la opción Zonas DNS. En esta sección añadiremos una nueva zona con el nombre que queramos en «Host» (por ejemplo «correo»), de tipo «CNAME» y con el valor «ghs.google.com»:

Por otro lado, accederemos al panel de control de Google Apps, pulsaremos en «Panel» – «Configuración del servicio», en la pestaña «General» pulsaremos en «Cambiar URL»:

Marcaremos «http://….» he indicaremos el nombre que hayamos decidido para el acceso (en el paso anterior), por ejemplo «correo» y pulsaremos en «Continuar». De esta forma, a partir de este momento, para acceder al correo electrónico vía navegador web podremos hacerlo con la URL:

http://correo.xxx.com

Nos avisará de que hemos de crear un registro CNAME en las zonas DNS de nuestro alojamiento. Pulsaremos «He realizado estos pasos»:

Acceso al panel de control de Google Apps

Si en algún momento necesitamos cerrar el navegador y entrar en nuestra cuenta de Google Apps en cualquier otro momento utilizaremos la siguiente URL:

http://www.google.com/a/xxx.com

(donde xxx.com será el nombre de nuestro dominio registrado)

Para el acceso utilizaremos el nombre de usuario y la contraseña establecidas en la creación de la cuenta de administrador de Google Apps: